以Word为例，格式刷位于开始选项卡的左上角，图标是一个刷子的形状。格式刷可以把已有的属性应用到现有的文档、段落、文字等方面。

格式刷是Word中的一种工具。格式刷提供复制文字格式、段落格式等格式，在给文档中内容重复添加相同的栏目时来进行复制。格式刷能够将光标所在位置的所有格式复制到所选文字上面，大大减少了排版的重复劳动。先把光标放在设置好的格式的文字上，然后点格式刷，然后选择需要同样格式的文字，鼠标左键拉取范围选择，松开鼠标左键，相应的格式就会设置好。

对于图形，格式刷能很好地与图形对象（如自选图形）结合使用。不过，只要将图片的环绕样式设置为“嵌入型”（在“绘图”工具栏上，单击“绘图”，然后指向“文字环绕”）之外的任何样式，就可复制图片格式）。格式刷无法复制艺术字（使用现成效果创建的文本对象，并可以对其应用其他格式效果。）文本上的字体和字号。