办理外交事务的官员，通常分为两类：一是国内外交部的官员，如外交部长以下的各种官员，掌管一国对外关系方面的各种事务。二是本国派驻外国的外交人员，如大使、公使、代办、参赞、秘书以及武官、商务代表等。有时外交官单指后者，外交官在驻在国享有外交特权和优遇。

外交官是为一个国家从事外交事务的官员，外交官的任务是代表他的国家与其他国家进行双边或多边谈判。外交官有临时性的、只为商讨一件特定事务而到他国去的，也有在另一个国家常驻的。常驻外交官的办公地一般是一个大使馆或一个领事馆。常驻外交官往往还有为本国公民提供服务或管理本国公民事务的任务。往往也有外交官在他国从事间谍或其他情报工作，这种做法一般被看作是一种对他国不友好的做法，因此一般国家不承认他们的外交官在外从事谍报工作，但实际上外交官在外从事谍报工作是所有国家都进行的，包括对友方或联盟的国家。

当两国因宣战或其他原因断绝外交关系时，或驻在国的局势紧张、无法保障外交官的安全时，外交官一般被撤出。两个国家之间的外交关系恶化时，召回驻他国的首席外交官，或者降低外交等级，一般而言是代表一种对他国表示非常不满的姿态。