前几天，新来的同事表情严肃地把我叫到身旁。

当时吓了一跳，感觉会有大事。

曹将，你是怎么管理文件的啊？

原来是新来公司，陆续接收了大量的文档。存文档容易，直接丢进一个文件夹，可是后期找起来就麻烦了。

说实话，这个问题之前自己也遇到过。

今天就分享一些解决方案。

1.要删的文件暂时先留着。

这个是血泪的教训。

有时「以为」没用的文件，就会顺手删除。可是过一段时间后又发现，它还有用处。于是只能望着垃圾箱恨自己当时手贱。

后来改进了流程：

以为没用→临时文件夹

一个月后发现确实没用→垃圾箱

再过一段时间集中删除

毕竟，如果一个月后都觉得没用，那么应该也不会再用了。

2.重要文件扫描备份。

虽然现在大多数都是电子文档，但也会遇到一些纸质文件，比如合同。

这类文件一般牵涉多方利益，一不小心，容易引起纠纷。

为了避免一些不必要的麻烦，我会把相关材料（包括呈批件、合同、付款单等）都扫描备份，以防不时之需。

常用的备份软件包括：

扫描宝：印象笔记家出品，同步印象笔记很方便。之前比较喜欢用。

Scanner Pro：可同步印象笔记，也可同步到支持 WebDAV 的共享盘，比如坚果云、Dropbox。现在的主力。

扫描全能王：可同步印象笔记，也可同步到 Dropbox、印象笔记、百度网盘等。很多朋友使用。

3.印象笔记里建一个「默认笔记本」。

笔记软件是个好东西，但大多数朋友使用时都会面临一个问题：纠结到底将笔记存放在哪个文件夹里。

如果时间紧急，这个思考过程反而会耽误时间。

所以，我索性建了一个「默认笔记本」，不确定的时候就都丢在里面。

等到空闲时间，再集中分配。

↑ 默认笔记本

4.重要的物品注明保存位置。

之前去一个同事住处，发现他那里像刚被打劫过一样。

询问之后才发现，原来他刚刚是在找户口本，可怎么都找不到，索性翻了个底朝天，终于在某个角度找到。

关于重要物品，我喜欢在印象笔记里注明它在哪个抽屉。

等到需要的时候，直接搜索。

千万不要高估我们大脑的记忆力！

5.定期备份。

之前勒索病毒吓坏了好多人，也让大家开始意识到备份文件的必要性。

在备份这件事上，我有两个场景：

第一，核心文件随时备份。

这里推荐一下坚果云，直接在文件夹处点击右键，即可选择同步。之后在里面添加或者修改，都会自动在云端备份。

第二，每隔三个月定期备份。

Win 10 系统有个好处，可以设置插入移动硬盘后自动备份电脑文件。具体操作路径如下：

1.插入移动硬盘；

2.点击桌面右下角的「通知」符号，然后选择「所有设置」；

↑ 选择「所有设置」

3.选择「更新和安全」；

↑ 点击「更新和安全」

4.点击「备份」；

↑ 选择「备份」

5.在「更多选项」里，可以设置需要备份的文件夹。

PS：移动硬盘我买的是西部数据。

6.文件标签管理法。

文件命名其实也有讲究。

传统的命名一般是 ***工作报告。

进一步是 ***工作报告20170717。

我的方法则是：同时标注相关人，比如 ***工作报告#201707017#曹将。

这个好处是，增加一个维度，方便之后检索。

在检索上，推荐一个工具：Everything。它能够非常非常快的根据关键字找到文件，强烈推荐！

↑ Everything

7.微信好友添加后及时备注。

说到标签管理，这里多说一个帮助很大的习惯：对好友进行备注。

在微信上，很多朋友都只是一面之缘。将来某天他突然发来「在吗」，第一反应一般是「他是谁？什么时候认识的？」，尴尬至极。

几次之后，我开始做一个改变，在备注里注明相关信息，比如：

**的前女友

有点胖

9月17日午饭

做了一个关于互联网的分享

不在乎形式，只在乎根据这些相关词，能记起两人之间的联系。

8.电子邮件自动归档。

很多朋友都会使用 QQ 邮箱，这里推荐一个它的杀手级功能：邮件自动归档。

它的好处是，只要邮件满足某个固定的准则，比如发件地址都是「@***.com」，那么自动归入某个文件夹。

操作方法是：

第一，点击 QQ 邮箱上方的「设置」。

↑ 选择「设置」

第二，选择「收信规则」，点击「创建收信规则」。

↑ 在「收信规则」里选择「创建收信规则」

第三，设置相关的收信规则，例如：

根据发件人设置，也就是如果来自同一个邮件地址，则自动归集。

根据发件域设置，也就是来自同一个邮箱自动归集。

根据发件主题设置，例如如果都包含某个关键词，则自动归集。

↑ 设置收信规则

有了这个操作，邮件所属就清晰了。

划个重点

1.要删的文件暂时先留着。桌面设置「临时文件夹」。

2.重要文件扫描备份。推荐「扫描宝」「扫描全能王」和「Scanner Pro」。

3.印象笔记里建一个「默认笔记本」。

4.重要的物品注明保存位置。推荐在笔记软件里记录，比如印象笔记。

5.定期备份。一是通过坚果云备份特定文件夹，二是通过硬盘自动备份整个电脑文件。推荐西部数据硬盘。

6.文件标签管理法。***报告 #时间 #相关人。推荐搜索工具「Everything」。

7.微信好友添加后及时备注。

8.电子邮件自动归档。工具「QQ邮箱」。

我是尾巴

我是个很笨的人，很多东西都记不住。

但后来发现，笨也是个好事，因为这样，我会去借助工具来把一系列琐事归集整理。反而腾出大脑容量去做其他事。

这样看来，做一个笨人也挺好的，哈哈。

晚安好梦。