我们在读图时通常会先看数据系列，然后才看文字或数据部分，如果Excel中图表设置不合理，就可能导致对数据有错误的理解。因此，不能忽略阅读习惯对图表可能造成的误解。

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图表中重点不突出

有效的图表要突出重点，明确呈现出关注的数据。观察下图所示的两个图表，哪个才是有效的图表呢？

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存在误导或欺骗的图表

图表设计不恰当就会导致读者误读，下面的这几类情况你遇到过吗？

❶ 夸张的压缩比例

为了让图表适应文档，有时需要改变图表大小，但如果压缩比例不当出现下图的情况，就会让读者判断错误。

❷ 截断柱形图图表Y轴

柱形图图表的Y轴不是从0开始，会夸大数据间的变化幅度，这样在视觉上会引起读者误解。你相信下面两张图表表现的是同一组数据吗？左下图所示，华东地区实际销量看起来仅占目标销量的1/5，而右下图所示的图表则为正常图表，实际销量占目标销量的1/2。

❸ 夸张的3D效果

为了让图表看起来漂亮、吸引眼球，添加一些特殊效果，通常情况下无可厚非，但有些情况则会让观众被特效吸引住，忽略掉图表展示的内容，甚至会产生错误的理解。

如左下图所示，前两名同学的成绩没有变化，但在3D效果中，第二学期总成绩看起来明显比第一学期要高，此时使用3D效果就会导致理解错误。去掉3D效果后的图表如右下图所示。

❹ 形象化图表不成比例

形象化图表直观、形象、精美，但实物大小与数值如果不成比例，就会导致图表难以理解，如左下图所示。

在右下图的图表中，数值与实物图形有着恰当的比例，传递的信息更准确，更容易理解。

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花里胡哨的图表

制表人为了使图表看起来好看，对色彩又不敏感，就会制作出大红大紫、色彩渐变等“艳丽”的图表，这类图表往往让人感觉“俗”。

将下图所示的“艳丽”的图表放到工作报告中，会显得突兀，领导肯定不会满意。

下图所示的图表看起来很简单，并且灰色的背景较为容易搭配其他颜色，就算放到商务报告中，也能支撑起报告的颜值。

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多张图表时频繁改变图表类型

将复杂的数据简单化，就需要用多张图表，但有些图表制作者喜欢用柱形图、条形图、饼图等不同的图表类型表现一类数据，并为每个图表设置各种效果，通过各种手段展示图表技能，导致图表看起来杂乱无章。解决之道就是在相同场景下保持图表类型的一致性。

下图所示为分别使用折线图—面积图、折线图—带数据标签的折线图及柱形图—带数据标签的折线图3种组合图展示洗衣机、电视机和冰箱的销售数据，颜色、图表类型各不相同。

下图所示为使用折线图—柱形图类型的组合图分别展示洗衣机、电视机和冰箱的销售数据，颜 色、图表类型风格统一、整齐。

上面的两种图表，哪一种才能获得领导及客户的青睐呢？

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不要直接把整个表做成图

一个完整的数据表中，可能有很多不同类型的数据，如分类统计数据、汇总数据或与作图无关的数据，这时千万要小心，不要把整个表的数据全部添加到图表中。下图所示，在财务报告图表中将“总计”数据添加到了图表中，“总计”数据系列代表的柱子过高，其他数据就会显得不重要，容易被忽略。

再看看下面这个例子，最后一个数据的值很大，但这个值是合计数据，与其他数据是不能直接比较的。因此，在做图表时，要把最后一列数据取消，如右下图所示。

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不合理的“数据墨水比”

“数据墨水比”中的“墨水”指的是图表中可使用的图表元素，如图表标题、数据表、网格线、图例等。“数据墨水比”指的是所用到的图表元素与所有图表元素之间的比例，到底怎样才算合适。

记住一点，也就是从简原则，删除多余元素，让每个图表元素的存在都有意义。越简单，越容易被接受。

观察下方的这两个图表，要展现籍贯为“河南”的学生人数，你会选择哪个呢？

5.用 PDF 备份

如果不想数据被误修改，或者怕格式出现问题，可以在 Excel 中执行【文件】→【导出】→【创 建 PDF/XPS 文档】→【创建 PDF/XPS】命令，将数据备份为 PDF 格式文件，如下图所示。