办理外交事务的官员通常分为两类：

国内外交部的官员，如外交部长以下的各种官员，掌管一国对外关系方面的各种事务。本国派驻外国的外交人员，如大使、公使、代办、参赞、秘书以及武官、商务代表等。有时外交官单指后者。外交官在驻在国享有外交特权和优遇。 外交官是为一个国家从事外交事务的官员。

具体分类有：

特命全权大使：等级最高的外交代表。原为君主制国家中一国君主向另一国君主派出的全权代表，对外代表君主本人，享有极大的决定权。后成为国家首脑之间互派的最高外交代表。

参见大使：特命全权公使 等级低于大使的外交代表。为大国向小国派出的外交代表。第二次世界大战后，根据所有国家不分大小一律平等的原则，各国开始向所有建交国家派遣大使。

代办：在维也纳会议中被规定为等级最低的外交代表。相当于一国外交部向另一国外交部派出的使节。

武官：代表本国武装部队，与驻在国武装部队进行联系的外交人员。

公使：大使馆中的官员级别，区别于担任外交代表机构首脑的特命全权公使。

参赞和专员：与驻在国有关部门保持联系和进行交涉的专业外交人员。