一封正式的电子邮件格式的基本内容通常分为三部分：收件人、主题、正文等。

接收人：接收人为传递信息或分布任务的对象，除了接收人之外还可以同时抄送给其他人，抄送对象要看邮件重要程度而定。

主题：主题要突出邮件的主旨，要让别人一看到这个主题就能大概知道想传递的是什么事情，意思明确，引人注目。

正文：首先是尊称，如果是一般的同事就说‘’你好‘’。礼貌是最重要的，不管是对领导还是对同事。然后就是正文的内容，要分主次，先总体表达要传递的意思，再用第一、第二、第三等格式详细描述，这样思路清晰，主次清晰。最后以祝福语结尾，再注明写邮件日期和写邮件的人。

附件：如果想要表达的信息或者材料内容较多，内存较大，也可以作为附件添加进去。